OBLIGACIONES DE LAS SOCIEDADES Y SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS EN COLOMBIA

 

Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras registradas y establecidas en Colombia, deben cumplir con una serie de obligaciones de carácter imperativo frente a las cámaras de comercio del país. Por lo anterior, a continuación se enumeran algunas de las obligaciones con el fin de que los empresarios puedan preparar con suficiente antelación, la información que deben presentar.

  1. Renovación de la matricula mercantil

Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras deben realizar la renovación de la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses de cada año ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y de los lugares donde estén inscritos establecimientos de comercio. Es decir, que el plazo otorgado vence el 31 de marzo de 2019.

El trámite de la renovación se surte con el diligenciamiento del formulario que para este efecto tiene dispuesto la Cámara de Comercio, debidamente suscrito por el representante legal de la sociedad y el pago correspondiente, de conformidad con la información financiera a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, tomando como referencia el valor del activo total.

Es importante recordar que no es necesario que el representante legal realice la renovación de la matrícula de manera presencial.

  1. Renovación del registro único de proponentes – RUP

Las sociedades nacionales o extranjeras, o con sucursal en Colombia que tengan en sus proyectos la celebración de contratos con entidades del Estado deben cumplir con la inscripción ante el Registro Único de Proponentes – RUP. Este registro los habilita para participar en licitaciones y celebrar contratos con el Estado al ser la base de datos más grande del país de contratistas potenciales del Estado.

De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 las sociedades inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro antes del 5 de abril. La no renovación de dicho registro tendrá como consecuencia la perdida de la vigencia de la inscripción inicial. El costo de la inscripción y/o de la renovación del mismo para este año es de $554.000.

  1. Reunión ordinaria del máximo órgano social

El máximo órgano de las sociedades nacionales, es decir, la Asamblea General de Accionistas o la Junta de Socios, deberá reunirse por lo menos una vez al año de acuerdo con la fecha establecida en los estatutos sociales, en su defecto, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, es decir, antes del 31 de marzo de 2019. Es importante resaltar que las sucursales de sociedades extranjeras no tendrán que cumplir con esta obligación, toda vez que no cuentan en Colombia con un máximo órgano social.

Para llevar a cabo la reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social, deben tener en cuenta los siguientes aspectos que se fijan como lineamientos generales que deben cumplir para que la reunión se realice al margen de la normatividad vigente:

En primer lugar, la convocatoria a la reunión deberá realizarse atendiendo las características establecidas en los estatutos sociales o en la ley en cuanto a medio, antelación y órgano encargado de realizarla.

En segundo lugar, en la reunión del máximo órgano social, los administradores deberán presentar un informe en el cual incluyan todas las gestiones realizadas.

En tercer lugar, los Estados Financieros de propósito general, junto con sus notas, y el proyecto de distribución de utilidades serán objeto de revisión y consideración en la reunión ordinaria para su aprobación o improbación, por parte de la asamblea de accionistas o junta de socios.

Por último, es importante recordar lo relacionado al derecho de inspección puesto que, en las sociedades anónimas y las sociedades en comandita por acciones, los administradores deberán permitir a los accionistas y socios comanditarios ejercer el derecho de inspección dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión ordinaria. En el caso de las sociedades por acciones simplificadas, el derecho de inspección puede ser ejercido por los accionistas dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión. En las sociedades de responsabilidad limitada y en comandita simple, los socios pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo.

Así las cosas, es importante tomar atenta nota a las obligaciones legales con las cuales deben cumplir las sociedades nacionales o extranjeras, o con sucursal en Colombia, y tener presente los plazos fijados para su formalización.